Dane osobowe

Dane osobowe posiadają kilka zakładek, których zawartość związana jest tematycznie z ich nazwami.

W pozycji Kartoteki/Kartoteka osobowa/Dane osobowe wprowadzamy podstawowe informacje pogrupowane w następujący sposób:

Dane identyfikacyjne - wpisujemy kolejno Nazwisko, Imię, Pesel, NIP. Pola Pesel i NIP posiadają maskę, dzięki czemu wymuszają wpisywanie danych w konkretny sposób (przyjmują tylko określoną ilość cyfr) i w ten sposób kontrolują poprawność danych. W przypadku podania błędnego numeru NIP lub Pesel, program wyświetli informację:

Jeśli wcześniej ustaliliśmy datę urodzenia i wpisujemy nieprawidłowy numer Pesel, pojawi się okno dialogowe o braku zgodności, z propozycją automatycznego poprawienia numeru Pesel lub daty urodzenia:

2.	Klasyfikacja/Kategoria - z rozwijanej listy, zdefiniowanej przez programistę wybieramy: pracownik etatowy, zleceniobiorca, pracownik emerytowany, właściciel itp.

3.	Klasyfikacja/Status - z rozwijanej listy, zdefiniowanej przez programistę wybieramy: aktualny, archiwalny.

4.	Klasyfikacja/Grupa - wybieramy właściwą grupę z rozwijanej listy, zdefiniowanej wcześniej przez Użytkownika w Kartoteki/Grupy pracownicze.

5.	Klasyfikacja/Symbol działu - klikając na link wywołujemy okno dialogowe "Historia przynależności pracownika do działu", dodajemy nową pozycję i z wybraną datą przypisujemy odpowiedni dział. Działy i ich symbole wcześniej należy zdefiniować w Kartoteki/Działy.

6.	Urodzony - w polu daty z polem wyboru możemy określić właściwą datę, poniżej wpisujemy miejsce urodzenia.

7.	Dokument tożsamości - z rozwijanej listy, zdefiniowanej przez programistę wybieramy numer kodu z przypisanym do niego typem dokumentu: 1-dowód osobisty, 2-paszport. Następnie uzupełniamy pola: seria i numer, data wydania, wydany przez.

8.	Dane ewidencyjne - tutaj wpisujemy: drugie imię, imię matki, ojca, nazwisko panieńskie, rodowe matki, symbolem K lub M określamy płeć, z rozwijanej listy wybieramy obywatelstwo i stan cywilny.

9.	Osoba do zawiadomienia w razie wypadku - podajemy nazwisko i imię, zaś po kliknięciu na link wchodzimy w edycję szczegółowych danych osoby, które możemy tutaj uzupełnić.

10.	Zdjęcie - w górnym prawym polu mamy możliwość wstawienia dowolnego obrazu dostępnego w naszym komputerze dla danego pracownika. Klikając na link pojawi się okno dialogowe pozwalające na wybranie pliku graficznego:

Oczywiście wypełnienie wszystkich pól nie jest obligatoryjne. Aby zapamiętać wprowadzone dane dla danego pracownika - klikamy na link

Pozycje Klasyfikacja/Kategoria, Klasyfikacja/Status, Klasyfikacja/Grupa można również uzupełnić z poziomu tabeli z wykazem pracowników korzystając z funkcji pomocniczych: "Przypisz kategorię", "Przypisz do grupy", "Ustaw status" w menu kontekstowym lub menu głównym Operacje.

W pozycji Kartoteki/Kartoteka osobowa/Informacje dodatkowe każdemu pracownikowi przypisujemy symbol akt oraz indywidualny numer konta analitycznego (rozrachunkowego).

Przy wprowadzaniu nowego pracownika - numeracja Symbolu akt i Analityki będzie odbywać się automatycznie, jeśli w menu Konfiguracja/Ustawienia programu/Ogólne parametry kadrowe/ zakładka "Umowy o pracę/kadrowe" zaznaczymy odpowiednio pole wyboru:

•	automatyczna generacja numeru analitycznego pracownika przy dodawaniu nowego

•	automatyczna generacja numeru akt pracownika przy dodawaniu nowego.

W tym przypadku w Danych osobowych pola ich dotyczące będą szare - niedostępne do edycji.

Jeśli natomiast w w/w Ustawieniach programu wyłączymy opcję automatycznej numeracji dla któregoś z symboli - jego pole w Danych osobowych zostanie odblokowane. Możemy wtedy:

2.	skorzystać z funkcji . Każde naciśnięcie na ten link powoduje pojawienie się kolejnego numeru zgodnie z definicją jego tworzenia (zawartą w Ustawieniach programu).

Jeśli pole "Analityka" nie zostanie przez nas wypełnione - w dokumentach wymagających podania tego symbolu, program będzie przyjmował w tym miejscu do 10 pierwszych liter nazwiska.

W związku z przepisem o nabywaniu prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego po upływie 30 dni wyczekiwania - w polu daty z polem wyboru podajemy, od kiedy danemu pracownikowi przysługuje to prawo. Program korzysta z tej informacji przy nanoszeniu właściwych kodów nieobecności w Statystyce czasu pracy.

W drugiej zakładce mamy też możliwość nadawania pracownikom cech wg stworzonego przez siebie klucza. Ma to pomóc w dodatkowym scharakteryzowaniu i pogrupowaniu pracowników.

W pierwszej kolejności, konkretne nazwy poszczególnym cechom nadajemy w menu Konfiguracja/Ustawienia programu/Ogólne parametry kadrowe/ zakładka "Cechy dodatkowe pracowników" - maksymalnie można zdefiniować 9 różnych elementów np. tytuł naukowy, uprawnienia sprzętowe, prawo jazdy, nazwisko kierownika itp.

Następnie w menu Kartoteki/Słowniki/Cechy wchodzimy kolejno w każdy słownik cechy i tworzymy jego zawartość.

Ostatecznie dla każdego pracownika wybieramy tutaj w Danych osobowych odpowiednie wartości cech z rozwijanych list słownikowych.

Przypisanie pracownikom cech może być wykorzystywane później w pracy z programem. Jeśli w menu Kartoteki/Kartoteka osobowa, w tabeli ewidencji pracowników wyświetlimy dodatkową kolumnę dotyczącą interesującej nas cechy (za pomocą menu kontekstowego), to po posortowaniu wg tej kolumny łatwo wyodrębnić grupę osób z określonymi wymaganiami, skopiować ją do schowka, a następnie przejść w odpowiednie miejsce programu i wklejając listę osób ze schowka, wykonać tylko dla nich naliczenie lub zestawienie.

Pole "Parametry osób współpracujących" jest dostępne do edycji dla osób zdefiniowanych w polu Kategoria pierwszej zakładki jako "osoba współpracująca" - wpisujemy tutaj NIP odpowiadającego właściciela.

Dla osób zagranicznych wypełniamy ostatnią część okna - dane identyfikacyjne tutaj zawarte są później pobierane przy sporządzaniu IFT-1.

Stworzenie i przypisanie pracowników do grup kosztowych związane jest z możliwością dekretacji wynagrodzeń w systemie finansowo-księgowym.

Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowanie grup kosztowych (w menu Kartoteki/Słowniki/Grupy kosztowe), występujących w naszym zakładzie pracy. Następnym krokiem jest przypisanie tychże grup kosztowych w programie:

1. na poziomie składników listy wynagrodzeń (menu Konfiguracja/Składniki wynagrodzeń) - ma nadrzędne znaczenie.

Stosując drugą metodę - podświetlamy danego pracownika w tabeli okna głównego Kartoteki osobowej i wchodzimy w zakładkę "Grupa kosztowa":

Po naciśnięciu na link

w lewym dolnym rogu lub dwukrotnym kliknięciu w oknie zakładki - otwiera się okno "Historia przynależności do grup kosztowych", w którym zakładamy nową pozycję

•	numer grupy kosztowej z rozwijanej listy słownikowej lub nowy numer wpisujemy "z ręki".

•	opcjonalnie datę ważności, do kiedy ma obowiązywać przypisanie.

•	typ listy (wszystkie lub konkretny typ) z rozwijanej listy typów, którego ma dotyczyć przypisanie.

•	udział. Są to dowolne jednostki, które program dla danego składnika sumuje po wszystkich przypisanych mu grupach kosztowych i traktuje jako całość, a następnie wylicza dla każdej grupy kosztowej odpowiedni ułamek tej całości.

Po zatwierdzeniu linkiem

w oknie "Historia przynależności do grup kosztowych" pojawi się rekord z naszą grupą kosztową. Powtarzając powyższą operację, możemy danemu pracownikowi przydzielić kilka grup kosztowych w ustalonych proporcjach:

W powyższym przykładzie suma wszystkich udziałów wynosi 70+30 = 100 jednostek. Udziały poszczególnych grup kosztowych dla danego składnika wynoszą więc odpowiednio:

Jak w każdym typowym oknie historii wartości parametru, mając podświetlony dany element możemy wejść w szczegóły klikając

i go edytować tzn. zmieniać przypisaną mu wartość i datę obowiązywania lub skasować go za pomocą przycisku

Po zamknięciu okna ""Historia przynależności do grup kosztowych" linkiem

, udział każdej grupy kosztowej, według zadanych proporcji, widoczny będzie w postaci diagramu kołowego, obowiązujący na wybrany dzień, dla poszczególnych list wynagrodzeń:

Przypisanie grup kosztowych na poziomie edycji składnika wynagrodzeń jest nadrzędne w stosunku do drugiej metody przypisania grup kosztowych na poziomie danych osobowych (opisanej powyżej) tzn. program w pierwszej kolejności bierze po uwagę przypisania grup kosztowych do składników i je stosuje do wszystkich pracowników. Dopiero, jeśli nie znajdzie rozpisania składników danej listy wynagrodzeń na poszczególne grupy kosztowe, skorzysta z przypisania grup kosztowych bezpośrednio pracownikom na poziomie kartotek.

więcej na ten temat w rozdziale Funkcje podstawowe/Typowe kontrolki dla programu 'CPW'/Grupa kosztowa.

W zakładce Załączniki można wstawiać dowolne zeskanowane dokumenty, określając datę wpisu, datę dokumentu oraz edytując opis. Dzięki stworzeniu takiej komputerowej kartoteki dokumentów, w przyszłości oszczędzimy czas na szukanie wprowadzonych tutaj akt w papierowych teczkach. Więcej na ten temat w rozdziale Załączniki.

Pomiędzy kolejnymi pozycjami w oknach przemieszczamy się przy pomocy myszy lub klawisza [TAB] - do przodu lub [TAB]+[SHIFT] - do tyłu.