Zakładka menu głównego Kartoteki składa się z następujących modułów:
| • | Zatrudnieni - to baza informacji o wszystkich zatrudnionych, którą można modyfikować: wprowadzać nowych/usuwać/przenosić do Archiwum, sporządzać umowy o pracę i umowy cywilne, wprowadzać dane wyjściowe dotyczące urlopów, kwalifikacji, świadectw pracy, monitorować wymagane przepisami kursy, badania, szkolenia itp. (więcej patrz rozdział Pracownicy) |
| • | Działy - tworzona tutaj wielopoziomowa struktura działów firmy pozwala na przypisanie do nich poszczególnych pracowników, aby później móc operować na wybranych pracownikach z konkretnego działu (więcej patrz rozdział Struktura działów). |
| • | Słowniki - obejmują wprowadzane przez Użytkownika użyteczne gotowe sformułowania w pismach kadrowych, adresy i numery kont bankowych, wykaz Urzędów Skarbowych, gmin, powiatów województw, oddziałów NFZ w całej Polsce, opisy stanu cywilnego, stanowisk, wykształcenia, kategorii terminów dotyczących badań lekarskich, szkoleń i kursów. Tutaj znajdują się też słowniki typowych pojęć i symboli stosowanych w dokumentach ZUS (więcej patrz Słowniki). |
| • | Grupy pracownicze - w celu przyspieszenia pracy można tutaj zdefiniować grupy pracownicze wg charakterystycznych cech oraz pogrupować według nich pracowników. Dzięki temu podporządkowaniu, w pismach źródłowych program będzie podpowiadał oznaczone, domyślne pozycje słownikowe oraz określone wzory pism (więcej patrz Grupy pracownicze). |
| • | Dane firmy - umieszczamy tutaj dane ogólne, adresowe, kontaktowe, podajemy właściwy dla firmy urząd skarbowy płatnika (więcej patrz Dane firmy). |
W niniejszym rozdziale kolejno opisujemy poszczególne elementy zawierające niezbędne i pomocne w pracy z 'CPW' informacje kadrowe.
W menu kontekstowym tabeli każdej Kartoteki osobowej (Etatowcy, Zleceniobiorcy, Archiwum, Właściciele) dostępne są funkcje "Zapisz do pliku wymiany" oraz "Wczytaj z pliku wymiany" - pozwalające na zapisanie danych kadrowych pracownika w tzw. pliku wymiany .xml i następnie ich wczytanie w wybranym miejscu programu (z firmy do innej firmy, z działu do działu). Funkcje te są pomocne przy tworzeniu np. "bytów wirtualnych" pracowników.
Zaznaczamy wiersz z wybranym pracownikiem (lub kilkoma) w tabeli Kartoteki, z menu kontekstowego wywołujemy funkcję "Zapisz do pliku wymiany" i wskazujemy nazwę pliku wymiany i folder, gdzie ma zostać zapisany.
Następnie przechodzimy do Kartoteki, w której chcemy umieścić byt wirtualny dla danego pracownika i stojąc na tabeli, z menu kontekstowego wywołujemy funkcję "Wczytaj z pliku wymiany". Pojawi się okno dialogowe, w którym definiujemy, które dane mają zostać zaimportowane:
Korzystając z pól wyboru zaznaczamy zakres danych kadrowych do zaimportowania:
| • | dane adresowe |
| • | świadectwa pracy |
| • | konta bankowe |
| • | dokumenty źródłowe |
| • | wykształcenie |
| • | wybrane parametry |
| • | cechy |
| • | Urząd Skarbowy |
i wybieramy link Importuj.