Import danych z pliku KEDU
Aplikacja 'CPW' posiada funkcję wczytania danych z plików KEDU o formacie XML (.xml), wygenerowanych w programie 'Płatnik'.
Import ma na celu wczytanie jak największej ilości danych kadrowych do naszej aplikacji 'CPW' i wyeliminowanie mozolnego i pracochłonnego wprowadzania danych ręcznie. Zaimportowane dane będą zgodne z posiadanymi w programie 'Płatnik'. Wprowadzanie danych ręcznie narażone jest na pomyłki (literówki, niepoprawne numery itd.) a zaczytanie danych zweryfikowanych z programu 'Płatnik' zapewni szybszy i dogodny start pracy z aplikacją 'CPW'.
Z programu 'Płatnik' można importować dokumenty typu ZUS ZUA i ZUS ZZA, bowiem w deklaracjach zgłoszeniowych znajdują się najistotniejsze informacje na temat pracowników, których dane chcemy pobrać (dane osobowe, adresowe, PESEL, NIP, kod tytułu ubezpieczenia, kod NFZ ...)
UWAGA!
Jest to import dodający tzn. nie wymazuje istniejących w programie danych, a dodaje nowe. W przypadku, kiedy dany pracownik już istnieje w bazie 'CPW' - każdorazowe zaimportowanie pliku KEDU z jego danymi skutkować będzie pojawieniem się danej osoby w kartotece tyle razy, ile razy dokonaliśmy jego importu.
Przygotowanie paczki eksportu w programie 'Płatnik'.
Aby przygotować paczkę do eksportu należy utworzyć zestaw dokumentów z odpowiednimi dokumentami (ZUA, ZZA), a następnie wybierając opcję z cms "Zapisz do pliku" - zapisać zestaw w określonej lokalizacji, tak, aby w szybki sposób przy imporcie odnaleźć lokalizację pliku KEDU.
Import danych może być przydatny w momencie, kiedy rozpoczynamy pracę z programem 'CPW' (pusta baza), ale również w trakcie np. przejmowania pracowników z firmy do firmy.
Import dokumentów w 'CPW'
Aby zaimportować do programu 'CPW' wygenerowany plik KEDU, należy wejść w Administracja/Zasilenie inicjalne danymi/KEDU (xml).
W oknie kreatora importu należy wskazać lokalizację wybranego pliku KEDU, a następnie kliknąć na link 
.
Pojawią się wówczas dane wszystkich osób możliwych do importu - dzięki czemu ostatecznie dokonujemy wyboru pracowników stawiając przy nich 
(przy dużej liczbie osób przydatna jest funkcja "Znacz/Odznacz" działająca na podświetlone wiersze w tabeli).
Zaznaczenie pola "pozostaw kapitaliki" spowoduje, że program przejmie imiona i nazwiska pisane dużą czcionką. W przeciwnym przypadku - pojawią się pisane małą literą (jak na poniższym obrazku).
Pola wyboru "analizuj ZUA" oraz "analizuj ZZA" pozwalają na wariantowość wczytywania: tylko pracownicy z ZUS ZUA , tylko pracownicy z ZUS ZZA, wszyscy razem występujący na obu typach dokumentów.
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie, dla importowanej grupy pracowników, następujących opcji :
| • | generuj zgłoszenie ZUS ZUA/ZUS ZZA - program może automatycznie sporządzić dokumenty zgłoszeniowe (należy później sprawdzić ich poprawność, zwłaszcza jeśli chodzi o daty, które odpowiadają dacie wykonania operacji) |
| • | generuj umowę o pracę - dla pracowników etatowych warto skorzystać z funkcji automatycznego tworzenia dla nich umów o pracę (należy je później uzupełnić i zweryfikować), podając tutaj podstawowe informacje: daty ważności oraz wymiar pracy. |
| • | schemat stawek - z rozwijanej listy dostępnych gotowych scenariuszy ustawienia składek ZUS (programisty oraz własnych, które możemy zdefiniować w menu Dane ubezpieczeniowe) możemy wskazać właściwy i podać datę ważności. |
| • | przypisz do działu - z rozwijanej listy struktury działów (utworzonej wcześniej w Kartoteki/Działy) wybieramy odpowiedni dział z datą obowiązywania. |
| • | ustaw kalendarz - przypisujemy jeden ze zdefiniowanych wcześniej wzorców kalendarzy w Konfiguracja/Kalendarze czasu pracy. |
| • | ustaw Status na - dokonany tu wybór: Aktualny, Archiwalny program przejmuje do Danych osobowych. |
| • | ustaw Kategorię na - dokonany tu wybór z rozwijanej listy (zdefiniowanej przez programistę): pracownik etatowy, zleceniobiorca, pracownik emerytowany, właściciel itp program przejmuje do Danych osobowych. |
| • | ustaw Grupę na - dokonany tu wybór z rozwijanej listy (zdefiniowanej wcześniej przez Użytkownika w Kartoteki/Grupy pracownicze) program przejmuje do Danych osobowych. |
Korzystając z powyższych opcji, możemy utworzyć w programie najważniejsze dokumenty związane z przyjęciem do pracy (dla etatowców umowy o pracę i ZUS ZUA, dla zleceniobiorców ZUS ZZA) oraz dokonać podstawowej klasyfikacji, określając: schemat stawek, dział, kalendarz, status, kategorię, grupę. Oszczędzamy w ten sposób czas, który zajęłoby indywidualne opracowanie kadrowe każdej nowo zaimportowanej osoby.
W przypadku większej ilości danych, wybranie opcji "nie zaimportowane osoby zapisz w pliku tymczasowym (do późniejszego importu)" - umożliwia Użytkownikowi podzielenie pracy na dogodne etapy. Nie zaimportowane dane będą przechowywane w pliku tymczasowym, którego zawartość wyświetli się na ekranie przy następnym wejściu w to menu.
Jak widać powyżej na zdjęciu, w I etapie zaimportowano 2 osoby przyjęte na umowę o pracę. Przy ponownym wejściu w tę pozycję, pojawi się okno "Kreatora importu danych osobowych z pliku KEDU" zawierające ostatnią osobę w tabeli pliku tymczasowego, którą możemy zaimportować z innymi ustawieniami np. jako zleceniobiorcę:
Kliknięcie na link "Importuj" spowoduje wczytanie danych, stworzenie dla nich Kartoteki osobowej oraz utworzenie wybranych dokumentów zgłoszeniowych ZUS (ZUA, ZZA).