Kalendarze czasu pracy

Początek  Poprzedni  Następny

Kalendarz czasu pracy jest podstawą do prowadzenia statystyki dla poszczególnych pracowników. Zawiera informacje na temat czasu pracy pracownika w kolejnych miesiącach i poszczególnych dniach. Na wzorcach kalendarzy należy ustalić wszystkie dodatkowe dni wolne od pracy, godziny przyjścia i wyjścia z pracy itp.

W programie, w menu Konfiguracja/Kalendarze czasu pracy można stworzyć wiele wzorców kalendarzy np: na pełen etat, na 1/2 etatu, na 1/8 etatu, dla pracowników z działu magazynowego, dla pracowników ochrony itd.  Dzięki temu w menu Naliczanie/Statystyka czasu pracy będziemy mogli przypisać każdemu pracownikowi kalendarz zgodny ze specyfiką jego pracy.

 

Zakładka "Wzorce kalendarzy" składa się z kilku okien:

1.tabela z wykazem wszystkich posiadanych wzorców kalendarzy. Każdy powinien posiadać jednoznacznie go charakteryzujący symbol, aby łatwo było nim się posługiwać przy przypisywaniu danego wzorca kalendarza pracownikom. Za pomocą menu kontekstowego lub klikając w kolumnie "Domyślny" na pole wyboru przy danym wzorcu - możemy go ustawić jako domyślny. Oznacza to, że zawsze, gdy jakiemuś pracownikowi nie wskażemy konkretnego wzorca kalendarza, program będzie stosował dla niego kalendarz "domyślny". Jeśli przy danym kalendarzu zaznaczymy opcję "autogeneracji" - dzięki temu, nawet jeśli wcześniej nie dodano kalendarza na ten rok - przy próbie pierwszego odwołania zostanie on automatycznie wygenerowany np. przy wprowadzaniu nieobecności pracownikom z przypisanym danym wzorcem.

 

2.roczniki, dla których opracowano dany rodzaj kalendarza. Podświetlamy wybrany rok, aby w dalszych oknach obejrzeć dla niego wzorzec kalendarza.

 

3.układ roczny danego kalendarza, z podziałem na miesiące i dni. W nagłówku tabeli pokazana jest suma dni i godzin do przepracowanych w wybranym roku oraz współczynnik ekwiwalentu za urlop. Jeden wiersz odpowiada całemu miesiącu. Kolor komórek oznacza kolejno: biały - dzień roboczy, zielony - dodatkowy dzień wolny od pracy, czerwony - niedziele i święta. Dla dni roboczych podana jest liczba godzin do przepracowania - wiersz górny pokazuje pełne godziny zegarowe, dolny minuty.

 

4.układ miesięczny danego kalendarza ze szczegółami. W nagłówku odczytujemy dla danego miesiąca: ilość dni roboczych i godzin do przepracowania. Tabela dni miesiąca ułożona jest tygodniami. Każdy wiersz zawiera siedem dni tygodnia. W nagłówku wierszy pokazany jest numer kolejnego tygodnia roku.  Kolorystyka dni - analogicznie jak w układzie rocznym. Każdy dzień roboczy posiada informację o łącznej liczbie godzin pracy, od której do której oraz graficznie, ile  godzin przypada na pracę dzienną (słońce), a ile na pracę nocną (księżyc).

 

Kalendarze czasu pracy. Zakładka "Wzorce".

 

Korzystając z funkcji "Pokaż dostępny opis" za pomocą ikony ikona_zapytajnik po podświetleniu wybranego dnia - uzyskujemy dane o normie godzin pracy w danym dniu.

Możemy również zaznaczyć dowolny wiersz, kolumnę, wycinek zawierający wybrane dni i po wywołaniu tej opcji ikona_zapytajnik  - otrzymamy sumę godzin pracy dla interesującego nas przedziału dni:

 

Okno informacji wywołane funkcją "pokaż dostepny opis" dla zaznaczonych dni.

 

 

Zakładanie nowego wzorca kalendarza.

Aby stworzyć nowy wzorzec kalendarza - stojąc w pierwszym oknie klikamy na ikonę ikona_dodaj_nowy_rekord lub klawisz [INSERT] lub wywołujemy funkcję "Dodaj" z menu kontekstowego.

W pojawiającym się oknie podajemy podstawowe wartości niezbędne do zdefiniowania wzorca: symbol, opis, wymiar, praca od..., norma wymiaru pełnego etatu, opcja autogeneracji.

 

Okno wprowadzania danych przy generacji kalendarza.

Nowa pozycja pojawi się w tabeli pierwszego okna. Aby wygenerować dany wzorzec kalendarza w konkretnym roku - stojąc w drugim oknie klikamy na ikonę ikona_dodaj_nowy_rekord lub klawisz [Insert] lub wywołujemy funkcję "Dodaj" z menu kontekstowego. Wyświetli się okno, w którym podajemy interesujący nas rok:

 

Okno podania rocznika do generacji wzorca kalendarza.

 

Dla wybranego rocznika utworzony zostanie kalendarz, w którym program automatycznie zaznacza wszystkie polskie święta, soboty i niedziele jako dni wolne od pracy. Wyliczoną, na podstawie wprowadzonych danych, normę czasu pracy przyjmuje dla wszystkich dni powszednich. Szczegółowe informacje o każdym dniu wybranego miesiąca w III oknie widoczne są w IV oknie (tutaj dla wygody III okno zakryto, pozostawiając tylko kolumnę miesięcy):

 

Szczegóły kalendarza 1/4 etatu widoczne w III, IV oknie.

 

Dodając następne/wcześniejsze roczniki tworzymy wzorzec nowego kalendarza w interesującym nas przedziale czasu.

 

 

Aby utworzyć kalendarz mieszany np. 3 zmianowy, należy postąpić następująco:

1.Stojąc w pierwszym oknie klikamy na ikonę ikona_dodaj_nowy_rekord lub klawisz [Insert] lub wywołujemy funkcję "Dodaj" z menu kontekstowego. W wyświetlonym oknie wprowadzamy dane niezmienne jak: symbol, opis, wymiar, norma wymiaru pełnego etatu (np. 8 godzin, 7 godzin dla pracowników niepełnosprawnych, lub inną normę np. dla nauczycieli, lekarzy. Na jej podstawie program wyliczy godziny pracy dla zadanego wymiaru etatu) oraz wartość ruchomą czyli godzinę rozpoczęcia pracy dla np. pierwszego tygodnia.

 

Okno wprowadzania danych domyslnych do I generacji kalendarza mieszanego.

2.Generujemy kalendarz ze wstępnymi wartościami dla danego roku - stojąc w drugim oknie klikamy na ikonę ikona_dodaj_nowy_rekord lub klawisz [Insert] lub wywołujemy funkcję "Dodaj" z menu kontekstowego.
3.Poprawek czasu pracy dokonuje się indywidualnie na jednym dniu. W tym celu w oknie szczegółów podświetlamy komórkę z danym dniem i wywołujemy funkcję "Popraw" z menu kontekstowego lub klawiszem [F2]. Pojawi się okno modyfikacji, w którym możemy zmienić godzinę rozpoczęcia i długość pracy w danym dniu i zaakceptować nowe wartości.

 

Okno modyfikacji normy czasu pracy dla konkretnego dnia.

 

 

4. Aby z danego zmodyfikowanego dnia przenieść definicję na inne dni - podświetlamy ten dzień, wywołujemy funkcję "Kopiuj rozkład" z menu kontekstowego lub kombinacją klawiszy [CTRL] + [C]

Funkcja "Kopiuj rozkład" zaznaczonego dnia.

 

 

a następnie zaznaczamy myszą interesujące nas dni i wykonujemy funkcję "Powiel rozkład" z menu kontekstowego lub kombinacją klawiszy [CTRL] + [V].

 

Funkcja "Powiel rozkład" na zaznaczone dni.

 

 

5.Postępując w wyżej opisany sposób dla trzeciej nocnej zmiany, przechodzimy wszystkie tygodnie i miesiące, aż uzyskamy pełny wzorzec naszego kalendarza:

 

Wzorzec kalendarza 3 zmianowego

 

UWAGA !!!

W każdym kalendarzu można dokonywać indywidualnych zmian, pamiętając, że nowe wartości norm czasu pracy wpisane po wywołaniu funkcji "Popraw" dotyczą tylko jednego dnia (jeśli podświetliliśmy kilka komórek, to ostatniej z nich)

 

Wklejenia skopiowanej definicji wybranego dnia, za pomocą funkcji "Powiel rozkład" można dokonać w dowolnie zaznaczony myszą obszar:

 

Dowolny obszar zaznaczony - do wklejenia skopiowanej definicji dnia

 

Jeśli chcemy wycofać się z dokonanej modyfikacji - podświetlany dany dzień lub wybrane dni (zaznaczony  obszar jak wyżej), wywołujemy funkcję "Popraw" [F2] i w oknie modyfikacji (na  dole z lewej strony) klikamy na link link_przywroc_standard. Program przywróci ustawienia domyślne - zgodne z definicją wzorca zadaną przy pierwszej generacji w oknie wprowadzania danych.

 

 

Jeśli soboty i niedziele są dla nas nieistotne, a zajmują niepotrzebnie miejsce np. na małym monitorze - po odznaczeniu ich w menu kontekstowym IV okna szczegółów staną się niewidoczne na ekranie.

 

Odznaczenie sobót i niedziel w menu kontekstowym IV okna.

 

 

Opcja importu gotowego wzorca kalendarza.

Istnieje możliwość zaimportowania wzoru kalendarza z danych wzorcowych lub danych innej firmy. W tym celu klikamy przycisk przycisk_ptaszek w pasku narzędziowym pierwszego okna:

 

 

Przycisk - importuj wzorcowe kalendarze

 

Następnie w pojawiającym się oknie dialogowym wybieramy źródło danych (wzorzec lub wybrana firma), z którego chcemy importować oraz zaznaczamy interesujące nas pozycje:

 

Okno importu kalendarzy wzorcowych

 

 

W wyniku importu wybranych kalendarzy czasu pracy, zostaną automatycznie dopisane w naszej firmie - z taką samą definicją jak w danych źródłowych.  

 

Jeżeli będziemy importować kalendarze o symbolu już występującym w systemie, program automatycznie w celu zapewnienia niepowtarzalności symbolu dopisze 1... .

 

Zaimportowany wzorzec kalendarza - dopisana automatycznie 1 do symbolu.

 

 

UWAGA !!!

W związku z ograniczeniem ilości znaków pozycji Symbol do dziesięciu, w celu zapewnienia poprawności działania aplikacji, konieczna jest modyfikacja symbolu w przypadku kiedy zostanie on zdublowany.

 

Aktualizacja statystyk

 

Jeśli modyfikujemy wzorzec kalendarza, na którym już od jakiegoś czasu pracowaliśmy (wprowadziliśmy pracownikom statystykę w danym miesiącu, ale nie naliczyliśmy jeszcze wynagrodzeń) np. decydujemy o przyznaniu dodatkowego dnia wolnego od pracy - należy podświetlić dzień, w którym dokonaliśmy zmiany i wywołać klawiszem [F3] lub ikoną przycisk_uaktualnij_statystyke (stojącą w prawym rogu okna szczegółów) funkcję "aktualizacja statystyk".

 

W przypadku, gdy w tym dniu jakiś pracownik miał wpisany np. dzień nieobecności/ dzień urlopowy,  na ekranie pojawi się o tym mówiący "Raport konfliktów". Na podstawie informacji w nim zawartych trzeba dokonać korekty w menu Statystyka czasu pracy dla tego pracownika tzn. skasować nieaktualną statystykę i jeszcze raz podać prawidłowy okres nieobecności.

Poza tym, po uruchomieniu funkcji "aktualizacja statystyk" - wszystkie dni w kalendarzach przypisanych pracownikom na podstawie danego zmodyfikowanego wzorca zostaną zgodnie z nim automatycznie uaktualnione, jeśli tylko nie było tam już wprowadzonej statystyki i nie będzie o nich informował "Raport konfliktów".

 

Jeżeli po aktualizacji wciąż pojawiają się liczby niezgodne ze stanem rzeczywistym, po wykonaniu aktualizacji dla danego dnia, należy przejść do Statystyka czasu pracy/Nieobecności i przeliczyć ponownie każdą absencje (chorobowa, urlopowa) - ponowne przeliczenie godzin nie przepracowanych poprzez ponowne ustalenie okresu nieobecności poprzez zmień okres. Zalecane jest ponowne przeliczenie każdej zmiany wprowadzanej do kalendarza, ponieważ może mieć to wpływ na poprawność statystyk.

 

W zakładce "Parametry" ustalamy:

1.współczynnik ekwiwalentu za urlop - jeśli wpiszemy tutaj za pomocą linku Historia jego wartość, przy naliczaniu ekwiwalentu za urlop program będzie ją traktował jako nadrzędną w stosunku do wyliczonej automatycznie na podstawie kalendarza przypisanego danemu pracownikowi (operację przypisania wykonuje się w Naliczanie/Statystyka czasu pracy/Parametry)
2.za pomocą linków Historia parametry niezbędne do poprawnej generacji wzorców kalendarzy: początek doby roboczej, początek pory nocnej, koniec pory nocnej.
3.parametry decydujące o wyglądzie graficznego przedstawienia wzorców kalendarzy miesięcznych (oraz obrazu tych kalendarzy dostępnych w Statystyce miesięcznej)
pierwsze pole wyboru "pokazuj tylko ilość godzin przepracowanych zamiast czasu pracy na diagramie dnia kalendarza/statystyki miesięcznej" dotyczy górnego oznaczenia dnia roboczego.

 

Otrzymamy różną informację na ekranie, jeśli dany parametr: nie będzie zaznaczony Kalendarze czasu pracy_parametr_godziny_od_do_pokazuje lub jeśli będzie zaznaczony Kalendarze czasu pracy_parametr_sume_godzin_pokazuje

 

drugie i trzecie pole wyboru dotyczą dolnego oznaczenia dnia roboczego tzn. czy mają być wyświetlana ilość godzin do przepracowania w porze dziennej (słońce) i w porze nocnej (księżyc)
czwarte pole wyboru "pokazuj nadgodziny" odnosi się do wyglądu kalendarza w Statystyce miesięcznej czasu pracy, ale zostało tutaj umieszczone ze względu na tematykę. Po jego zaznaczeniu - nadgodziny będą graficznie przedstawiane na diagramie miesięcznym statystyki.
ostatnie pole dotyczące generacji kalendarzy/statystyk dotyczy sytuacji, gdy przy powielaniu zakresu dni zachowane mają być dotychczasowe dni świąteczne (nie dotyczy to niedziel). Jeżeli parametr jest zaznaczony, program uwzględni wszystkie dni świąteczne w kalendarzu, jeśli odznaczony - mimo, że konkretny dzień wypada jako święto, zostanie przy powielaniu zapisany jako dzień pracy (jeżeli tak wychodzi z ustawionych przez nas dni pracy).

 

 

 

Kalendarze czasu pracy. Zakładka "Parametry"