Nieobecności

Zakładka "Nieobecności" służy do wprowadzania do tabeli informacji o nieobecnościach każdego pracownika w danym miesiącu:

Każdy okres absencji wpisujemy z wybranym kodem dodając nowy rekord w tabeli. Stojąc kursorem w oknie tabeli naciskamy ikonę lub klawisz [INSERT] oraz zatwierdzamy okno dialogowe:

Następnie na ekranie wyświetli się okno, w którym wybieramy okres nieobecności

oraz właściwy kod - wpisując bezpośrednio w polu symbol lub klikając na strzałkę otwieramy listę dostępnych kodów i zatwierdzamy właściwy:

Lista dostępnych tutaj kodów nieobecności znajduje się w menu Konfiguracja/Kody dni absencji, gdzie Użytkownik może ją modyfikować.

Dla absencji związanych z członkami rodziny (opiekuńcze, macierzyńskie,wychowawcze) wprowadzona została możliwość wskazania członka rodziny (musi być on wpierw wpisany w Kartoteki osobowe/Członkowie rodziny).

Dla każdej pozycji tabeli, w podoknie można: oglądać informacje szczegółowe i zmieniać zapisy w dostępnych do edycji polach. W zależności od wybranego kodu nieobecności, program wyświetla mniej lub bardziej rozbudowany poziom szczegółów:

W powyższym oknie możemy:

•	zmienić okres po kliknięciu na link ,

•	obejrzeć dokładne rozliczenie wyliczenia podstawy z wymaganej liczby miesiecy, po kliknięciu na link .

UWAGA

Jeżeli dodajemy absencje z kodem B, czyli czas ciąży, to należy pamiętać, że procent kwoty wymaganej płatności absencji nie wraca automatycznie ze 100% na 80%. Przy wpisaniu kodu, otworzy nam się okno z komunikatem:

Jednak w momencie anulowania kodu absencji należy pamiętać o ponownym wpisaniu procentu płatności dla absencji (nie ma komunikatu).

Jest też druga możliwość dopisania nieobecności, jednak może ona wiązać się z ryzykiem popełnienia błędu, ponieważ ilość godzin nadliczbowych dodawana jest ręcznie. W zakładce statystyka miesięczna przy polach nadgodziny znajdują się pola do odznaczenia . Jeżeli kwadrat jest pełny, to oznacza to brak możliwości edycji godzin. Jeśli jednak pojawi się , pola z godzinami stają się edytowalne. Należy pamiętać, że przy tej metodzie nadgodziny nie są automatycznie dodawane do godzin przepracowanych i należy również to pole ręcznie uzupełnić. Jeżeli coś nie będzie się programowi zgadzało, to pojawi się komunikat ostrzegający.

Rozliczenie nieobecności następuje automatycznie, gdy po wprowadzeniu miesięcznej statystyki dla pracownika, w menu Naliczanie/Listy płac wygenerujemy listę wynagrodzeń za dany miesiąc, na której znajdzie się ów pracownik.

Istnieje również możliwość rozliczenia ręcznego danej nieobecności, gdy chcemy wskazać konkretny miesiąc lub/i konkretną kwotę, za jaką będzie rozliczona. W tym celu w oknie szczegółów klikamy na link i w udostępnionych polach do edycji określamy:

UWAGA!

Przy rozliczeniu ręcznym niezbędne jest wpisanie kwoty w polu "Dniówka", przy czym należy pamiętać, że podajemy tutaj wartość już po uwzględnieniu procentu płatności np. 80% dla CP.

Sposób, w jaki dana nieobecność została rozliczona jest dobrze widoczny w oknie tabeli (rysunek na górze).

W kolumnie "Rozliczone" pojawi się oznaczenie graficzne pola wyboru:

1.	, gdy rozliczono daną pozycję automatycznie ;

2.	, gdy rozliczono daną pozycję ręcznie;

3.	, gdy dana pozycja nie jest jeszcze rozliczona z żadną listą.

Dodatkowo w kolumnie "Rozliczenie" można odczytać numer listy, na której dana nieobecność została uwzględniona.

Możliwe jest zaznaczenie kilku absencji, i poprzez kliknięcie prawym klawiszem i wybranie odpowiednich pozycji z menu kontekstowego, możemy globalnie rozliczyć (ręcznie w wybranym miesiącem/z miesiącem absencji) lub anulować rozliczone absencje.

UWAGA

Zakłady, których liczba zatrudnionych pracowników jest niższa niż 20 osób, są nieuprawnione do pobierania wypłat z ZUSu (zasiłki opiekuńcze, chorobowe, macierzyńskie, świadczenia rehabilitacyjne). Jednak ważne jest rozliczanie się w programie z dniówki wynikającej z absencji pracownika. Ma to znaczenie przy wpisywaniu do programu nieobecności pracownika, za które nic nie jest wypłacane, a zachowana musi być ciągłość (nawet jeżeli w polu dniówka będzie zero). Prosimy nie mylić zasiłków z wynagrodzeniem chorobowym.

UWAGA!

W związku z przepisem o nabyciu prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego po upływie 30 dni wyczekiwania - istotne jest podanie daty od kiedy danemu pracownikowi przysługuje to prawo - w menu Kartoteki/Kartoteka osobowa/Dane osobowe/ zakładka "Informacje dodatkowe". Program korzysta z tej informacji przy nanoszeniu nieobecności. np. jeśli pracownik uzyskał prawo do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego od 21 września, to wpisując mu absencję chorobową za cały miesiąc wrzesień z symbolem CP, program sam poprawi kod nieobecności w dniach 1-20 września na CN (bez prawa do wynagrodzenia chorobowego).

W menu Naliczanie/Statystyka czasu pracy/Nieobecności dostępny jest szybki system importu zbiorczych danych pracowniczych ze specjalnie stworzonego arkusza 'Excel'.

2.	wywołujemy funkcję "Generuj arkusz importu" - pod ikoną arkusza kalkulacyjnego 'Excel' ,

Przy wypełnianiu kolumny "Kod absencji" możemy skorzystać z rozwijanej listy kodów, stosowanych w naszym programie. Ich pełna lista widoczna jest w Arkuszu 2, nazwanym tutaj "Kody absencji".

Przy wpisywaniu dat nieobecności ważne jest przestrzeganie wymaganego formatu rrrr-mm-dd. Podpowiedź będzie wyświetlana w ekranie:

UWAGA !

Automatycznie nadawanych nazw arkuszy nie należy zmieniać!

UWAGA !

Funkcja "Generuj arkusz importu" staje się w programie dostępna, gdy schowek pracowniczy jest wypełniony!

2.	wywołujemy funkcję "Importuj dane z arkusza" - pod ikoną arkusza kalkulacyjnego 'Excel'

Program identyfikuje pracownika zaczynając od: Id pracownika / Analityki / PESEL / NIP / Nazwisko i Imię. Jeżeli arkusz nie zawiera pierwszego w kolejności identyfikatora, analizuje po kolejnym z nich.

Jeżeli pracownik występuje w systemie wielokrotnie, a arkusz nie zawiera niepowtarzalnych danych identyfikacyjnych (Id pracownika) - zostanie on pominięty, a po imporcie wyświetli się raport o błędach, w którym podany zostanie numer wiersza nie zaimportowanego.

szczegółowe informacje na ten temat w rozdziale "Generowanie arkusza importu i jego wczytanie".

Drukowanie zestawienia nieobecności.

Aby wydrukować zestawienia nieobecności należy ustawić parametry wydruku:

Program daje możliwość wygenerowania kilku zestawień nieobecności poprzez zaznaczenie wybranych pracowników, a następnie kliknięcie ikony .