Formularz ZUS ZFA przeznaczony jest dla płatników składek będących osobami fizycznymi.
Formularz ZUS ZFA należy wypełnić w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA), korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).
Po wejściu do menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/ZFA możemy utworzyć dokument zgłoszeniowy ZUS ZFA - po kliknięciu na ikonę 
lub klawisz [INSERT] i potwierdzeniu dodania nowej pozycji, wyświetli się nowy rekord w tabeli okna głównego:
Korzystając z menu kontekstowego możemy pokazać/ukryć na ekranie kolumny typu: Kod zmiany/korekty, Symbol wersji, Rewizja, Zgłoszenie, Data wypełnienia, Wysłane do PP.
W powyższej tabeli widoczne będą wszystkie dotychczas wygenerowane formularze ZUS ZFA. Ich zawartość oglądamy w oknie podrzędnym podzielonym na zakładki:
Po podświetleniu naszego nowego dokumentu w tabeli, przechodzimy kolejno każdą z zakładek, analizujemy jej treść i podajemy dane identyfikacyjne zgodnie z zasadami ustalonymi przez ZUS:
| • | wypełniamy aktywne pola tekstowe np. NIP, REGON, Nazwa skrócona: |
| • | zaznaczamy właściwe pola radiowe jak: Zgłoszenie płatnika składek |
| • | korzystamy z list słownikowych: |
W pkt 01 rozdziału I "Zgłoszenie zmiany / korekty danych płatnika" - klikając na strzałkę listy wyboru 
pojawi się okno dialogowe, w którym wybieramy zgłoszenie zmiany lub korekty:
Po naciśnięciu na link 
- wybrany kod zostanie przyjęty w formularzu:
oraz wyświetli się w tabeli głównej w kolumnie "Kod zmiany/korekty".
W rozdziale IV, korzystając z dostępnej listy słownikowej określamy kod rodzaju uprawnienia:
Po naciśnięciu na link - wybrany kod zostanie przyjęty w formularzu:
Natomiast w pkt 01 rozdziału V "Numer rachunku" - klikając na link 
pojawi się okno dialogowe, w którym wskazujemy numer konta (dysponujemy tutaj wszystkimi numerami kont bankowych wpisanymi wcześniej w menu Dokumenty/Przelewy/Parametry/Konta bankowe firmy):
Po naciśnięciu na link - wybrane konto bankowe zostanie przyjęte:
| • | zaznaczamy właściwe pola wyboru np. Czy płatnik posiada inne rachunki firmowe ? |
| • | wpisujemy daty korzystając z pól daty: |
| • | wpisujemy wartości korzystając z pól liczbowych: |
| • | sprawdzamy poprawność wczytanych danych z menu Konfiguracja/Dane firmy w polach tylko do odczytu np. Adres siedziby płatnika składek: |
Ostatnia zakładka "Uwagi" jest czystym arkuszem. Można w niej zamieszczać własne zapiski.
Utworzone i wypełnione w ten sposób dokumenty zgłoszeniowe eksportujemy do programu 'Płatnik". Operacji dokonujemy w kilku krokach. Korzystając z dostępnych funkcji pomocniczych:
| • | "emisja do modułu e-Płatnik F4" lub |
| • | "emisja z przełączeniem do modułu e-Płatnik CTRL+F4" |
eksportujemy zaznaczone deklaracje do modułu naszego programu e-Płatnik, gdzie tworzymy z nich paczki, które następnie możemy wczytać w programie 'Płatnik'.
W tabeli głównej, w kolumnie "Wysłana do e-Płatnik" deklaracje już wyeksportowane do modułu e-Płatnik są oznakowane polem wyboru 
.
Przed wydrukowaniem wersji roboczej danego dokumentu, po wybraniu funkcji "Drukuj Ctrl+P" (z menu kontekstowego, skrót klawiszowy [CTRL]+[P], ikona 
) możemy wejść w podgląd wydruku:
UWAGA!
W celu uniknięcia pomyłki z wydrukiem oryginału 'Płatnika' - po prawej i lewej stronie znajduje się adnotacja: "Dokumenty drukowane w trybie roboczym nie będą przyjmowane przez ZUS".