Eksport do Płatnika

Program 'Płatnik' posiada funkcję wczytywania dokumentów ubezpieczeniowych z systemów zewnętrznych w postaci plików KEDU. W związku z tym, program 'CPW' umożliwia generowanie plików KEDU w wymaganym formacie XML (.xml) lub SGML (.kdu)

Przed przystąpieniem do eksportu dokumentów, należy ustalić folder, do którego będziemy wysyłać nasze deklaracje ZUS.

W tym celu należy utworzyć nowy folder na dowolnym twardym dysku np. na dysku C o nazwie ZUS. Można to wykonać korzystając z Eksploracji systemu 'Windows' lub bezpośrednio w menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/e-Płatnik/ zakładka Parametry - po naciśnięciu na ikonę

wyświetla się okno dialogowe, w którym zakładamy nowy folder: ustawiamy się na folderze, który będzie nadrzędnym np. dysk C i po kliknięciu na przycisk

podajemy dla niego nazwę np. ZUS:

W następnym kroku, w menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/e-Płatnik w zakładce "Parametry" wskazujemy ten folder jako docelowe miejsce, w którym będziemy zapisywać dokumenty KEDU:

Eksportu dokumentów dokonujemy za pomocą paczek czyli zbiorów wygenerowanych deklaracji ZUS. W menu e-Płatnik uzyskujemy je na dwa sposoby:

1.	tworzymy deklaracje będąc w menu danego typu np. Dokumenty/Dokumenty ZUS/DRA i wysyłamy za pomocą dostępnej tam funkcji pomocniczej: "emisja do modułu e-Płatnik F4" lub "emisja z przełączeniem do modułu e-Płatnik CTRL+F4".

2.	tworzymy nową paczkę w menu Dokumenty/Dokumenty ZUS/e-Płatnik. W pierwszej zakładce "Dokumenty wprowadzone", po naciśnięciu klawisza [Insert] lub ikony , wyświetli się okno dialogowe.

Podajemy miesiąc i rok, opis paczki oraz zaznaczamy pola

przy interesujących nas typach dokumentów ZUS (po kliknięciu na link

przy wybranej podświetlonej grupie deklaracji). Ważne jest skorzystanie z Parametrów tworzenia paczki:

- jeśli chcemy, aby program wyświetlał w tabeli dokumenty ZUS tylko z danego miesiąca. Aby pole wyboru miesiąca i roku były aktywne - ten parametr musi być wyłączony.

- jeśli chcemy, aby program pozwolił na zaznaczenie do wyboru jednocześnie dokumentów: rozliczeniowych, zgłoszeniowych ubezpieczonego, zgłoszeniowych płatnika.

W programie 'CPW', dla wygody Użytkownika, paczki mogą składać się z mieszanych typów dokumentów ZUS. Po wyeksportowaniu do programu 'Płatnik', wczytane dokumenty segregujemy zgodnie z zaleceniami ZUS.

Po wskazaniu

w tabeli okna konkretnych dokumentów, z których składać ma się nowa paczka, potwierdzamy operację przyciskiem

Numeracja wszystkich paczek przeprowadzana jest automatycznie. Symbol paczki składa się z 8 znaków: C + rok (dwucyfrowy) + miesiąc ((dwucyfrowy) + kolejny numer w danym miesiącu (trzycyfrowy) oraz rozszerzenie kdu np.

W module e-Płatnik przygotowujemy paczki do wysłania, segregujemy, sprawdzamy ich zawartość oraz eksportujemy. Tutaj dokumenty uporządkowane są w kilku zakładkach:

Tabela okna głównego zawiera wykaz paczek z wyszczególnieniem w kolumnach: okresu, opisu, symbolu paczki, operatora (informacja istotna przy kilku Użytkownikach pracujących w systemie).

Tutaj możemy: utworzyć nowe paczki naciskając

lub [Insert] - zgodnie z metodą opisaną powyżej, skasować wybraną paczkę - naciskając

lub [Delete], eksportować tabelę do arkusza Excel, sortować po wybranej kolumnie, obejrzeć zawartość każdej paczki - podświetlając ją i wchodząc do okna szczegółów za pomocą ikony

lub

Do wybranej paczki (podświetlonej w tabeli głównej) można dołączać nowe dokumenty - naciskając

lub [Insert] w podoknie. Otworzy się okno wyboru dokumentu ZUS, identyczne, jak przy tworzeniu paczki (pokazane na początku rozdziału), gdzie wybieramy deklaracje do dodania.

W tabeli podokna dostępne są funkcje: kasowania pozycji, drukowania wersji roboczej dokumentu, szukania wybranej frazy.

Aby edytować opis paczki - podświetlamy ją w tabeli i naciskamy [F2]. Pojawi się okno modyfikacji opisu paczki, gdzie możemy zmienić nazwę paczki:

Dokumenty w paczkach (w szczególności mogą być to paczki z jednym dokumentem) eksportujemy za pomocą funkcji "Generuj do PP" z menu kontekstowego lub przycisku [F4]. Powstają pliki KEDU na wcześniej wskazanym folderze np. C/ZUS. Program poinformuje nas, czy operacja eksportu przebiegła prawidłowo:

Na twardym dysku, w założonym folderze np. C/ZUS widać wszystkie dotychczas utworzone dokumenty KEDU:

Ostatecznie otwieramy program 'Płatnik' i importujemy do niego zapisane w naszym folderze paczki KEDU z dokumentami ZUS poprzez funkcję wczytania. W programie 'Płatnik' wczytane dokumenty sprawdzamy, segregujemy i pakujemy do wysyłki zgodnie z wymaganiami ZUS.

Tabela zawiera wszystkie dotychczas przypisane do paczek dokumenty ZUS. Ich charakterystykę odczytujemy w kolumnach: Typ, Data wypełnienia, Okres, Opis dokumentu, Symbol paczki, Opis paczki. Dostępne w tej zakładce funkcje to: drukowanie wersji roboczej dokumentu, eksport do arkusza Excel, sortowanie po wybranej kolumnie, szukanie wybranej frazy.

W tabeli widzimy wszystkie sporządzone w programie dokumenty ZUS, które dotychczas nie zostały przypisane do żadnej paczki. W kolumnach odczytujemy: Typ, Okres, Opis dokumentu, Datę wypełnienia. Oczywiście jak dla każdej tabeli, możemy: sortować po wybranej kolumnie, drukować wersję roboczą dokumentu, szukać pozycji po wybranej frazie, eksportować tabelę do arkusza Excel.

Dysponujemy tutaj praktyczną funkcją, która przyporządkowuje deklaracje do danej paczki. W tabeli podświetlamy wybrane dokumenty, a następnie wywołujemy funkcję "Twórz paczkę z zaznaczonych" z menu kontekstowego lub przyciskiem [F4]. Pojawi się kontrolka wyboru paczki e-Płatnika, gdzie:

•	zaznaczamy paczkę już istniejącą z zadanego okresu:

•	lub tworzymy nową paczkę, podając dla niej okres i opis:

Po zatwierdzeniu linkiem

- wybrane w tabeli deklaracje zostaną dopisane do wskazanej istniejącej już paczki lub nowo utworzonej.

Tabela okna głównego pokazuje wykaz wszystkich wysłanych do PP paczek - za pomocą funkcji "Generuj do PP". W tej zakładce funkcja ta również występuje, aby umożliwić Użytkownikowi ponowne zapisanie paczki, mimo, że już wcześniej wykonaliśmy taką operację, ale np. plik KEDU został skasowany w komputerze.

W kolumnach odczytujemy dla nich: Okres, Opis paczki, Symbol paczki, Datę wysyłki, Operatora.

Dla wybranej paczki, w oknie szczegółów odczytamy wszystkie przypisane do niej dokumenty ZUS. Ich charakterystykę zawarto w kolumnach: Data wypełnienia, Dokument, Okres, Opis dokumentu.

W tabeli mamy listę wszystkich wysłanych do PP (za pomocą funkcji "Generuj do PP") dokumentów ZUS. W kolumnach odczytujemy ich podstawowe dane identyfikacyjne oraz symbol i opis paczki, w której zostały wyeksportowane jako dokumenty KEDU. Dodatkowo podawana jest dokładna data wysłania danego dokumentu.