Wysyłanie e-Deklaracji

- będąc w Dokumenty/Podatkowe na wybranej deklaracji podatkowej, klikamy klawisz [F4] bądź z menu kontekstowego wybieramy "emituj" (dokumenty pojawią się w module e-Dward, do którego przełączamy się "ręcznie").

- będąc w Dokumenty/Podatkowe na wybranej deklaracji podatkowej, klikamy klawisz [CTRL]+[F4] bądź z menu kontekstowego wybieramy "emituj i przełącz" (program automatycznie przełączy nas do modułu 'e-Dward').

•	Opcja importu: wchodzimy w menu Dokumenty/ Podatkowe/ e-Dward i za pomocą przycisku lub [INSERT] dodajemy nowy dokument.

W pojawiającym się oknie wyboru deklaracji podatkowych, zaznaczamy odpowiedni rodzaj i konkretne PIT-y dla poszczególnych osób:

oraz akceptujemy ich wybór. Pokażą się jako kolejne pozycje w tabeli okna głównego, w zakładce "Deklaracje":

Druga zakładka Archiwum służy do przechowywania starych deklaracji. Za pomocą funkcji "Archiwizuj F10" (dostępną pod przyciskiem , w menu kontekstowym, pod klawiszem [F10]) przenosimy wysłane i potwierdzone  UPO nasze dokumenty. Funkcja jest aktywna tylko dla dokumentów z adnotacją "Potwierdzony".

Dla podświetlonego dokumentu, w oknie podrzędnym, w zakładkach:

możemy obejrzeć jego aktualny stan i wygląd, a także przeprowadzić kontrolę poprawności struktury.

•	wywołujemy funkcję "Kontroluj strukturę F9" (dostępną pod przyciskiem , w menu kontekstowym, pod klawiszem [F9]) lub

•	w zakładce Weryfikacja wstępna naciskamy link . Informacja o poprawności struktury dokumentu lub o ewentualnym błędzie wyświetli się w zakładce:

oraz widoczna będzie w kolumnie "Opis błędów" tabeli okna głównego.

UWAGA!

Każdy dokument musi zostać opatrzony opisem „Dokument o poprawnej strukturze”. Przed wysyłką należy więc skorygować wszystkie błędy. W przeciwnym razie wysłany dokument z błędami nie zostanie przyjęty na serwer Ministerstwa Finansów.

Jeśli w dokumencie błąd został wygenerowany przez funkcję kontroli [F9] to program, mimo tego, pozwala na jego wysłanie (nie zmienia mu się status)

Natomiast dokumenty wysłane na serwer są kontrolowane na serwerze i jeśli nie przejdą kontroli, wracają ze stanem "Błędne" i wpisanym opisem błędu:

Przy negatywnej weryfikacji wysyłanego na serwer dokumentu, będzie wyświetlać się okno info:

3.	Poprawnie przygotowane dokumenty (posiadające adnotację "do podpisania" w kolumnie "Etap przetworzenia") podpisujemy kluczem elektronicznym - używając funkcji "Podpisz cyfrowo F3" (dostępnej pod przyciskiem , w menu kontekstowym lub pod klawiszem [F3]).

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma wartość własnoręcznego podpisu. Weryfikowany jest on przy pomocy klucza prywatnego zapisanego na nośniku zewnętrznym (np. karta).

W celu autoryzacji, właściciel podpisu lub osoba upoważniona zostanie poproszona o podanie kodu PIN.  W zależności od używanego oprogramowania, do podpisu elektronicznego podanie PIN będzie konieczne przy wysyłce pierwszego dokumentu w sesji, bądź przy każdym dokumencie. Sesja oznacza włączenie programu lub włożenie karty. Aby uniknąć podawania PIN przy podpisywaniu każdego formularza, należy skontaktować się z działem technicznym producenta oprogramowania, w celu konfiguracji aplikacji do podpisu elektronicznego.

Kod PIN należy utrzymywać w tajemnicy. Jego ujawnienie jest "kompromitacją klucza" i podstawowym powodem odwołania ważności certyfikatu. Konstrukcja oprogramowania systemowego zapewnia poufne wykorzystanie podanego kodu w procesie weryfikacji.

Funkcja [F3] jest aktywna dla dokumentów, które w kolumnie "Etap przetworzenia" mają zapis "Do podpisania".

Dokumenty już podpisane otrzymują oznaczenie "Do wysłania", natomiast w zakładce Dane ogólne można odczytać datę i czas oraz autora podpisania danego dokumentu.

UWAGA !

Podpis złożony za pomocą tego modułu, przy użyciu ważnego certyfikatu kwalifikowanego będzie wywoływać skutki prawne równoważne z podpisem własnoręcznym zgodnie z ustawą z 18 września 2001 o podpisie elektronicznym.

Podświetlamy wybrane pozycje i wywołujemy funkcję "Wyślij F4" (dostępnej pod przyciskiem , w menu kontekstowym lub pod klawiszem [F4]). Jeśli operacja trwa długo (przy wysyłce kompleksowej na serwer oficjalny), to przy pozycjach wyświetlać się będzie zapis "W trakcie przetwarzania".

Dokumenty wysłane otrzymują w tabeli oznaczenie "Wysłany".

5.	Ostatnim krokiem jest odebranie potwierdzenia (UPO) o pozytywnym zakończeniu eksportu - przy pomocy funkcji "Odbierz potwierdzenia F5" (dostępnej pod przyciskiem , w menu kontekstowym lub pod klawiszem [F5]).

Dokumenty przysłane na serwer Ministerstwa Finansów (testowy lub oficjalny) są na nim kontrolowane i przy pozytywnej weryfikacji pojawia się okno to potwierdzające:

Odebranie potwierdzenia o poprawności złożonego dokumentu oznacza dla nas pewność zakończonego prawidłowo procesu wysyłki. Z uwagi na to , iż na potwierdzenie o poprawności (UPO) oczekujemy nawet do kilkunastu godzin, nie należy odkładać wysyłki na „ostatnią chwilę”. Odpowiedź negatywna może oznaczać nie złożenie deklaracji, ze wszystkimi skutkami prawnymi przekroczenia terminu.

Dokument w momencie podpisywania ma wyznaczany tzw. skrót dokumentu, który praktycznie jest niepowtarzalny. Próba wysłania kopii takiego samego dokumentu, będzie rejestrowana na serwerze jako jeden dokument, a odebrane potwierdzenia (UPO) będą wskazywały na dokument pierwotny.

Po zakończeniu wszystkich czynności, dokumenty prawidłowe otrzymują w tabeli adnotację "Potwierdzony", natomiast dokumenty niezgodne ze schematem, wymagające poprawy - "Błędny".

Jeśli nie mamy wykupionego konta dostępu do modułu 'e-Dward' - nasze dokumenty zostaną wysłane tylko na serwer testowy i będzie to widoczne w opisie statusu:

Dla dokumentów ze statusem "Potwierdzony" możemy wydrukować UPO - wybierając funkcję "Drukuj" (z menu kontekstowego, skrót klawiszowy [CTRL]+[P], ikona ).

W programie można otrzymać UPO w postaci plików elektronicznych .csv i przechowywać w wybranym folderze na dysku komputera.

Standard csv, dostępny w pakiecie 'Open Office', jest formatem przechowywania danych w plikach tekstowych. Jest obsługiwany przez większość arkuszy kalkulacyjnych (utrudnieniem są tutaj separatory), dlatego można się nim posiłkować w przypadku nie posiadania programu 'Excel'.

Ta opcja działa jak przełącznik sposobu zapisu między .xls i .csv.