Aktem prawnym regulującym ryczałty samochodowe jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Wskazuje ono m.in., że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w tym rozporządzeniu.
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym limit ten różni się w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i co do zasady nie może przekroczyć:
| • | 300 km - do 100 tys. mieszkańców, |
| • | 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców, |
| • | 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców. |
Stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą według rozporządzenia:
| • | dla samochodu osobowego: |
| a) | o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, |
| b) | o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł, |
| • | dla motocykla - 0,2302 zł, |
| • | dla motoroweru - 0,1382 zł. |
Przyznany ryczałt samochodowy pokrywa wszelkie wydatki związane z używaniem przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych. Nie może on jednak żądać od pracodawcy wypłaty dodatkowego świadczenia (np. za paliwo, parkingi).
Należy pamiętać, że wypłacony przez pracodawcę ryczałt samochodowy korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS, jednak podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Oznacza to, że trzeba go opodatkować według skali podatkowej, a stawka przychodu będzie uzależniona od wysokości dochodów pracownika (18%-32%). Wyjątki obejmują pracowników socjalnych, listonoszy i służbę leśną.
W programie 'CPW' ryczałt samochodowy ustalamy wchodząc w Konfiguracja/Parametry naliczania/Ryczałt samochodowy.
W parametrze wariant zmniejszenia przyznanego limitu przy absencjach mamy do wyboru trzy opcje:
| o | zachowuj cały limit z przesunięciem do oskładkowania (ustawienia alg. 154) |
| o | zmniejsz cały limit proporcjonalnie (limit kilometrów jest proporcjonalnie zmniejszany o liczbę dni absencji) |
| o | zmniejsz tylko limit zwolniony z oskładkowania (ustawienia alg. 153) |
Według rozporządzenia ryczałt samochodowy jest obniżany o 1/22 za każdy roboczy nie przepracowany dzień. Zmniejszenie o 1/22 jest stałe bez względu na liczbę dni roboczych wypadających w miesiącu.
Aby ustawić ryczałt samochodowy dla każdego pracownika indywidualnie należy wejść w Naliczanie/Wartość składników wynagrodzeń i interesującą nas osobę. W Wartościach dodatkowych/ Ryczałt samochodowy zmieniamy parametry odpowiadające konkretnemu pracownikowi.
Pracodawca indywidualnie przyznaje limit kilometrów jaki przysługuje pracownikowi. Przykładowa sytuacja: pracownik jeździ bardzo dużo, jednak miejscowość, w której mieszka jest niewielka. By zaoszczędzić na kosztach przyznaje pracownikowi 1000 km limitu, z czego 700 km jest oskładkowane, a pozostałe 300 km proporcjonalnie opłacają pracownik i pracodawca.
Parametr dotyczący ilości dni bez dysponowania pojazdem zmieniamy poprzez wejście w Historia . Wybieramy poprawną wartość, która wg naszych ustawień z parametrów naliczania pomniejszy limit kilometrów.
Obliczania, które wykonywane są dla tego zagadnienia znajdziemy w algorytmach 153, 154.
Jest możliwość ustawienia rozliczania ryczałtu samochodowego (oraz kwoty diet) w definicji w.w. algorytmów. W ich definicji należy odnaleźć parametr:
i następnie wpisać na ile miesięcy wstecz wyliczony ryczałt ma być rozliczony.