Utworzenia kopii zapasowej umożliwia odzyskanie większości informacji - w przypadku awarii komputera, jego kradzieży (gdy utracimy dane dotychczas wprowadzone do programu). Sugerujemy wykonywanie kopii naszej bazy danych przynajmniej raz w miesiącu ( po naliczeniu wszystkich list wynagrodzeń), zaś w zakładach, gdzie wprowadzanie informacji trwa przez cały miesiąc należy ją tworzyć przynajmniej raz w tygodniu.
Zapisanie kopii
Kopię zapasową możemy tworzyć na dowolnym nośniku (PenDrive, dysk twardy itp.). W celu wykonania kopii należy wejść w menu Administracja/Kopia zapasowa/Zapisane. Program wyświetli okno, w którym możemy określić nazwę (standardowo jest to kopia zapasowa z dnia ....) i lokalizację, gdzie kopia ma zostać zapisana.
Po wybraniu przycisku "Zapisz" kopia naszej bazy danych zostanie utworzona we wskazanym folderze.
Przy tworzeniu kolejnej kopii, program automatycznie będzie podpowiadać katalog, w którym została zapisana poprzednia.
Wczytanie kopii
W przypadku, gdy zachodzi konieczność odtworzenia danych ( np. z powodu awarii sprzętu) z wykonanej wcześniej kopii, należy wejść w menu Administracja/Kopia zapasowa/Wczytanie. Program podpowie ścieżkę, w której została wykonana ostatnia kopia programu. Jeśli ścieżka jest nieprawidłowa, podajemy swoją i wskazujemy plik, który chcemy odtworzyć.
Po zatwierdzeniu przyciskiem "Otwórz" program przystępuje do wczytania danych do aplikacji 'CPW'.
Wykonanie kopii diagnostycznej
W przypadku wystąpienia błędów w bazie, zalecane jest wykonanie kopii diagnostycznej(zapis w rozszerzeniu .cpw), którą należy potem przesłać do firmy Legat w celu wykrycia i naprawy błędów. Ta kopia pozbawiona jest danych osobowych poprzez ich zamazanie od 3 znaku (AD#####), i odtworzenie ich nie jest możliwe. Na tej kopii nie są również zapisywane ustawienia użytkownika.
Innym sposobem na wykonanie kopii diagnostycznej jest wejście w menu Administracja/Firmy. Kliknięcie prawym klawiszem myszki na wybraną firmę, otworzy nam listę z której można również wybrać opcję 'kopia zapasowa'. W tym przypadku znajda się tylko dane dotyczące wybranej firmy.
Uwaga!
Wczytanie kopii do bazy zawierającej dane np. innej firmy spowoduje zamazanie tych danych.
W menu Konfiguracja/Ustawienia programu/Inne mamy możliwość wprowadzenia ustawień:
Jeżeli zaznaczona zostanie funkcja wykonywania kopii przed każdą aktualizacją, będzie ona zapisywana na wybranej przez nas ścieżce (miejsce, gdzie zostanie zapisana kopia). Program 'CPW' daje też możliwość ochrony kopii poprzez ustawienie hasła, na wypadek zniszczenia danych, awarii komputera, kradzieży i.in.:
Jest też możliwość wprowadzenia ustawień, które automatycznie będą zapisywały lub kasowały kopie zapasowe programu - np. jeśli zostanie przy opcji "proponuj przy wyjściu z programu jeśli kopia starsza niż dni" będzie wskazane 1, to kopia zapasowa będzie robiona średnio co drugi dzień w zależności od trybu pracy. W zależności od wyboru kolejnych funkcji część kopii będzie usuwana zgodnie z ustawieniami. Aby nie skasować wszystkich kopii, jest możliwość pozostawienia sobie z każdego miesiąca pierwszej lub ostatniej kopii, w ustalonym okresie "kasuj kopie starsze niż dni".